Аудит кадровых документов: организация, проведение, ошибки

Последнее обновление: 18.01.2024 Время чтения: 8 мин

По закону предприятие не обязано самостоятельно проводить аудит кадровых документов, но ФЗ от 06.12.2011 N402 «О бухгалтерском учете» предполагает, что экономический субъект должен осуществлять внутренний контроль различных сторон делопроизводства.

Регулярный анализ процессов в системе управления документами предписан ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (п. 10). Процедуры и бумаги должны соответствовать трудовому законодательству, внутреннему порядку организации. Аудит кадрового делопроизводства предполагает документальную фиксацию результатов и хранение отчетности в архиве.

Также внутренняя проверка не будет лишней перед визитом инспектора, чтобы подготовиться: приготовить документы, которые надо будет показать, проанализировать возможность нарушений, принять меры, чтобы избежать штрафов. Разберемся, из каких этапов она состоит и как проводить ее самостоятельно.

Наименование				Стоимость
Аудит кадровых документов				от 5 000 руб.

Цель и задачи аудита кадровых документов

Задачи анализа и результат зависят от причин, по которым необходимо провести проверку. Это могут быть:

смена руководства компании;
смена (увольнение или смена должности) ответственного за кадровый учет;
инспекция, инициированная работником, который не согласен с увольнением или лишением зарплаты/премии;
внесение изменений в отчетность в соответствии с актуальными нормами законодательства, если вступили в силу новые нормативы;
регулярная, например ежегодная, плановая внутренняя проверка.

Аудит кадровых документов должны проводить сотрудники отдела кадров, имеющие достаточную компетенцию, или сторонние профильные специалисты. Состав комиссии утверждается руководством и закрепляется официально – нужно издать приказ в свободной форме. В нем также фиксируется порядок и сроки проведения проверки.

Организация аудита кадровых документов

Аудит может быть внутренним или внешним – когда проводится своими силами или сторонними экспертами, соответственно.

Каждый вид имеет свои особенности и недостатки:

Внутренний аудит кадровых документов может выявить не все недочеты и нарушения законодательства из-за недостаточной компетенции сотрудников.
В процессе внешней проверки специалисты сторонней организации могут неправильно обработать персональные данные работников. И услуга частного бухгалтера требует дополнительных вложений.

Порядок проведения кадрового аудита своими силами организация определяет самостоятельно – законодательно он не определен. Этапы внутренней проверки могут быть закреплены в локальных нормативных актах.

Оптимальный алгоритм действий включает несколько этапов. Пошаговая инструкция:

определить цели и задачи;
подписать приказ об аудите кадровой документации;
составить список документов для проверки;
подготовить бланки для внесения данных;
проверить, есть ли обязательные документы, соответствует ли оформление официальным требованиям;
сформировать отчет по результатам проверки;
принять необходимые решения;
спланировать корректировку выявленных нарушений.

При этом стоит обратить внимание, что не все документы, связанные с кадровым делопроизводством, нужно проверять и исправлять при проведении кадрового аудита. Иначе можно потратить много времени и сил на ненужные операции. Чтобы этого избежать, рассмотрим категории обязательных и необязательных документов. Рассмотрим, какие бумаги требуется оформлять по закону и, значит, нужно делать на них акцент.

Обязательные документы

Перечень обязательных бумаг для аудита кадровых документов входят:

Устав компании. Должен содержать: сокращенное и полное название, фактический адрес, названия филиалов и представительств (если они есть), полномочия исполнительного органа фирмы, расположение архива. При проверке других документов сверяются с уставом, чтобы уточнить соответствие формулировок, ответственных лиц, которые могут подписывать трудовые договоры, графики смен, расписание дня, график отпусков и т. д.
Правила внутреннего распорядка. По закону в них должны быть прописаны: режим работы предприятия, права и обязанности работодателя и сотрудников, ответственность сторон, правила предоставления отгулов и отпусков, меры наказания и поощрения.
Акты по работе с персональными данными. В аудит включают все локальные нормативные акты, касающиеся работы с личной информацией: по защите, обработке, доступу к данным. Проверке подлежат документы, относящиеся к сотрудникам.
Трудовой договор. В процессе аудита кадровых документов ГИТ может обратить особое внимание на договор. Правила его составления можно найти в ст. 56, 57, 67, 136 ТК РФ. Во время проверки инспекторы могут придирчиво изучать каждый пункт и привлечь к ответственности за нарушения. Знать, что написано в трудовом договоре организации, полезно и на тот случай, если возникнут споры с сотрудниками, не согласными с условиями труда, которые повлекут за собой инспекцию.
Штатное расписание. Еще один документ, в котором контролирующие органы могут выявить дискриминацию (ст. 57 ТК РФ), например, если работники, выполняющие одинаковые функции, на одних и тех же должностях, с равной нагрузкой получают разный оклад. При этом нужно различать понятия «зарплата» и «оклад». Зарплата может отличаться, а оклад по ТК РФ должен быть одинаковый за труд равной квалификации.
График отпусков. Утверждается до начала календарного года – максимум за 2 недели. Документ может быть в свободной форме. При проверке посмотрят, все ли работники есть в графики и каждый ли получает положенное количество отгулов. При этом в документ включаются все виды отпусков – и основной (28 календарных дней), и дополнительный, если он есть.
Табель учета рабочего времени. В нем отмечается фактическое количество отработанных сотрудником часов. Сравнив табель с внутренним распорядком и режимом работы, можно узнать, не превышена ли норма рабочего времени и справедливо ли оплачен труд.
График смен. Для организаций со сменным режимом работы – обязательный документ. Проверяющие органы следят за тем, чтобы не было нарушено право сотрудников на 42 часа непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ), выявляют при сравнении с табелем учета рабочего времени, не заложил ли работодатель больше часов, чем положено.
Инструкции по охране труда. Должны быть в организации и тоже могут потребоваться при кадровом аудите.
Карточки Т-2. Личные карточки часто оформляют неправильно, к этому документу много требований, но штрафы за несоответствие оформления незначительные. Но интересоваться формами Т-2 могут не только ГИТ, но Роскомнадзор, который проверяет работу с личными данными, и Министерство культуры, которое следит за соблюдением норм архивного хранения. Состояние личной карточки повлияет на результат любой проверки кадровых документов. Т-2 можно проверять не так скрупулезно, но нельзя обделять вниманием совсем.
Расчетный лист. Имеет значение, как оформляется, сколько раз выдается в месяц, что в нем указано и соответствует ли форма ст. 136 ТК РФ.
Заявления на увольнения и отпуск. Могут быть не обязательными и обязательными (например, на увольнение по собственному желанию – обязательное заявление), последние должны быть в базе и правильно оформлены.
Уведомления. Обязательные уведомления от работодателя, например, о предоставлении отпуска или сокращении, должны быть оформлены в соответствии с требованиями.
Приказы. Законом предписано оформлять обязательные приказы, такие как приказ о приеме на работу, увольнении, направлении в командировку.
Трудовые книжки. Бумажные документы должны соответствовать требованиям Постановления № 225 и Инструкции № 69. В электронных книжках шанс допустить ошибки в оформлении минимален.
Книги учета трудовых книжек, вкладышей и бланков трудовых книжек. За первую отвечает кадровая служба организации, за вторую – бухгалтерия. Оформление и хранение подразумевает нумерацию, шнуровку и скрепление книг печатью.
Журнал инструктажа по охране труда. Необходимость в нем закреплена законом.
Журнал учета движения путевых листов. Нужен, если в компании есть водители.

Административный штраф за нарушения разной степени может быть до 50 000 рублей в целом от 100 000 рублей за каждый неправильно оформленный документ.

Все остальные журналы, книги, бланки – необязательны и могут не оформляться или быть в электронном виде.

Необязательные документы

Перечень документов, которые необязательно оформлять в определенных ситуациях, включает:

Положение по командировкам. Локальный акт нужен, если есть необходимость постоянно учитывать командировочные расходы и иметь порядок их начисления.
Положение об оплате труда. Нужно, если предусмотрены стимулирующие выплаты, доплаты, поощрения сверх окладов.
Положение по предоставлению отпуска. Нужен, если в связи со спецификой организации необходим дополнительный документ, регламентирующий эту область.
Положение по аттестации. Нужно по закону, если в фирме есть возможность увольнения из-за плохих результатов на испытательном сроке.
Коллективный договор. Заключается по желанию сторон.

Как оформить результаты аудита кадровых документов

По результатам проверки составляется акт или заключение с указанием нарушений. План их исправления может быть составлен отдельно или прилагаться к приказу. Для нарушений, выявленных в процессе аудита кадровых документов, действует срок – 1 год, в течение которого организация может быть за них максимально оштрафована.